SAPLUNAN TARINA
Kaikki alkoi halusta auttaa muita onnistumaan
Saplunan juuret ulottuvat 1990-luvulle. Perustajamme Vesa Walden on työskennellyt tapahtuma- ja projektitoiminnan parissa vuodesta 1994 lähtien. Matkan varrella hän on toiminut tuottajana, yrittäjänä, kouluttajana ja kehittäjänä hyvin erilaisissa projekteissa.
Alkuvuosina tekemisen ytimessä olivat omat tuotannot ja oman osaamisen kehittäminen. Vuosien kuluessa näkökulma kuitenkin muuttui. Mielenkiinto alkoi siirtyä yhä enemmän siihen, miten asiakkaat, yhteistyökumppanit ja kokonaiset organisaatiot voisivat onnistua paremmin.
Tämä ajattelun muutos johti myös siihen, että ryhdyimme kouluttamaan tapahtumatuottajia. Vesa toimi useiden vuosien ajan kouluttajana muun muassa Humanistisessa ammattikorkeakoulussa sekä erilaisissa valmennus- ja koulutusohjelmissa. Tuotantojen rinnalla syntyi ainutlaatuinen näköalapaikka siihen, miten erilaiset organisaatiot suunnittelevat ja toteuttavat projektejaan.
Organisaatiot olivat erilaisia, mutta niiden haasteet olivat yllättävän samanlaisia. Hyvät ihmiset tekivät parhaansa, mutta projektit kuormittivat usein samoja avainhenkilöitä, tieto hajautui eri paikkoihin ja toimintatavat vaihtelivat tekijästä riippuen.
Tästä syntyi kiinnostus ymmärtää, miksi projektit toimivat niin kuin toimivat, ja miten niitä voisi kehittää yksittäisten työkalujen sijaan kokonaisina toimintamalleina.
Luulimme ongelman olevan työkaluissa
2000-luvulla digitaalisten työkalujen määrä kasvoi nopeasti. Projektit pyörivät Excel-taulukoissa, sähköposteissa, PowerPoint-kuvissa, verkkolevyillä ja erilaisissa erillisissä järjestelmissä.
Moni tapahtumatuottaja suunnitteli aluekarttoja PowerPointilla, seurasi tehtäviä Excelissä ja jakoi tietoa sähköpostiketjuissa. Ajattelimme pitkään, että ongelma johtui puutteellisista työkaluista. Jos vain saisimme paremmat työkalut, projektit toimisivat paremmin.
Mutta samalla taustalla vaikutti toinenkin ajatus. Vuosien tapahtumatuotantojen jälkeen alkoi tuntua siltä, että pelkkä tapahtumien toteuttaminen ei enää riittänyt. Halusimme rakentaa jotain pysyvämpää. Jotain, joka jäisi elämään yksittäisiä projekteja pidempään ja auttaisi koko alaa kehittymään. Tästä ajatuksesta syntyi vuonna 2016 Opens-ohjelmiston kehitys.
Opens oli välttämätön oppikoulu
Ensimmäinen Opens-versio toimitettiin pilottiasiakkaalle vuonna 2017. Aluksi kehitettiin tapahtumapaikoille suunnattu Open Venue ja sen jälkeen tapahtumajärjestäjille suunnattu Open Event. Kiinnostusta riitti heti alusta lähtien, ja vuosien aikana Opensin tilasi noin 150 organisaatiota.
Asiakaskunta oli monipuolinen. Mukana oli tapahtumapaikkoja, festivaaleja, kaupunkeja, seurakuntia, tapahtumajärjestäjiä ja muita projektitoimijoita. Jokainen uusi asiakas opetti jotain. Usein tärkeimmät opit eivät syntyneet siitä, mikä toimi hyvin. Ne syntyivät siitä, mikä ei toiminut.
Kun asiakkaat kohtasivat ongelman, he samalla kertoivat, miten heidän mielestään asian pitäisi toimia. Näin kehitystyö pysyi koko ajan kiinni todellisessa arjessa eikä teoriassa.
Vuosien aikana opimme enemmän asiakkaiden toimintatavoista kuin olisimme koskaan voineet oppia toimiston neuvotteluhuoneessa.
Samaan aikaan opimme myös omista virheistämme
Opensin kehitystä vietiin eteenpäin vahvasti asiakaspalautteen pohjalta. Kun saimme uusia ideoita, toteutimme niitä. Kun asiakkaat kertoivat tarpeistaan, pyrimme vastaamaan niihin mahdollisimman nopeasti. Jälkikäteen katsottuna juuri tästä syntyi myös yksi suurimmista oppikokemuksistamme.
Kehitimme uusia ominaisuuksia nopeammin kuin ehdimme rakentaa kokonaisuutta valmiiksi. Yksittäiset työkalut olivat hyödyllisiä, mutta kokonaisuus muuttui vähitellen vaikeasti hahmotettavaksi.
Rakensimme ratkaisuja todellisiin tarpeisiin, mutta meiltä puuttui vielä riittävän selkeä käsitys siitä, millainen kokonaisuuden pitäisi olla.
Vaikka Opens ei koskaan saavuttanut sitä kokonaisuutta, jota tavoittelimme, se opetti meille valtavasti siitä, mitä asiakkaat todella tarvitsevat ja mitä he eivät tarvitse.
Suurin oivallus oli yllättävä
Mitä enemmän kohtasimme asiakkaita, sitä selvemmäksi yksi asia tuli. Organisaatioiden ongelma ei ollut ensisijaisesti työkalujen puute. Todellinen ongelma oli yhteisen toimintamallin puute. Jokainen organisaatio oli rakentanut omat tapansa tehdä asioita.
Lisäksi toimintaa oli kehitetty vuosien aikana pala kerrallaan. Yksittäisiin ongelmiin oli löydetty ratkaisuja, mutta harvoin koko toimintamallia oli mietitty yhtenä kokonaisuutena loppuun saakka. Käytössä saattoi olla lomakkeita, Excel-taulukoita, sähköposteja, kansiorakenteita ja erilaisia järjestelmiä, joista jokainen ratkaisi yhden osan ongelmasta. Kokonaisuus oli kuitenkin pirstaleinen.
Moni toimintatapa oli sinänsä toimiva, mutta vain omassa rajatussa käyttötarkoituksessaan. Tieto siirtyi järjestelmästä toiseen käsin, vastuut jäivät osittain ihmisten muistin varaan ja projektin eteneminen rakentui erilaisten osaratkaisujen yhdistelmästä.
Tyypillisesti ongelmia ei siis ollut ratkaistu väärin, vaan ne oli ratkaistu vain osittain. Ongelmat alkoivat näkyä erityisesti silloin, kun projektiin tuli uusia tekijöitä, yhteistyökumppaneita tai alihankkijoita. Jokaisella oli omat käytäntönsä ja oma käsityksensä siitä, miten projektia pitäisi johtaa. Yhteisen mallin puuttuessa projektit muuttuivat henkilövetoisiksi.
Silloin syntyivät myös tutut ongelmat:
Vuosien aikana ymmärsimme, että ongelma ei ollut tiedon puute. Ongelma oli se, että tekeminen perustui liikaa yksilöihin. Kun avainhenkilö vaihtui, toimintatapa vaihtui. Kun toimintatapa vaihtui, projektin laatu vaihteli. Silloin syntyi ajatus, josta myöhemmin tuli Saplunan missio:
Tilapäinen toiminta pitäisi muuttaa yksilösuorittamisesta yhteiseksi ja ennakoitavaksi tekemiseksi.
Huipentumaprojektien yhteinen haaste
Samalla havaitsimme, että sama ilmiö toistui jatkuvasti tietynlaisissa projekteissa. Niissä oli yhteinen piirre. Projektilla oli selkeä H-hetki.
Se saattoi olla tapahtuma, messut, leiri, retki, kampanja, palvelun toimitus tai jokin muu määräaikainen kokonaisuus, jonka onnistuminen mitattiin tietyssä hetkessä. Myöhemmin aloimme kutsua näitä huipentumaprojekteiksi.
Toimiala saattoi vaihtua, mutta ongelmat olivat samoja. Tieto oli hajallaan, vastuut epäselviä ja tekeminen liian riippuvaista yksittäisistä ihmisistä. Ymmärsimme, ettei kyse ollut tapahtuma-alan ongelmasta. Kyse oli huipentumaprojektien yhteisestä rakenteellisesta haasteesta.
Asiakas auttoi näkemään seuraavan askeleen
Merkittävä käännekohta tapahtui keskusteluissa SuomiAreenan kanssa. Asiakkaan palaute oli yksinkertainen mutta silmiä avaava. Vaikka Opensin alueeditori oli toimiva työkalu, todellinen tarve ei ollut pohjakuvien suunnittelussa. Todellinen tarve oli ohjelmaprosessin hallinnassa.
Ohjelmatietoja kerättiin lomakkeilla, käsiteltiin eri järjestelmissä, jaettiin sähköpostien avulla ja julkaistiin lopulta verkkosivuille. Jokainen yksittäinen vaihe toimi. Kokonaisuus ei.
Ensimmäistä kertaa pystyimme näkemään projektin tiedon kulun yhtenä jatkuvana prosessina. Rakensimme tämän ajatuksen pohjalta ensimmäisen Sapluna-version. Sen tarkoituksena oli hallita ohjelmaprosessia alusta loppuun yhdessä järjestelmässä.
Ratkaisu saatiin toimimaan. Kehitystyön aikana ymmärsimme kuitenkin jotain vielä tärkeämpää. Ongelma ei ollut ohjelmaprosessi. Ohjelmaprosessi oli vain yksi osa suurempaa kokonaisuutta.
Täsmälleen sama logiikka toistui vapaaehtoisissa, turvallisuudessa, markkinoinnissa, kumppanuuksissa, myynnissä ja lukuisissa muissa projektin osa-alueissa. Juuri tässä hetkessä syntyi nykyisen Saplunan ydinajatus.
Projekti ei ole yksi prosessi
Olimme pitkään ajatelleet projektia yhtenä kokonaisuutena. Todellisuudessa projekti ei ole yksi prosessi. Se on joukko rinnakkain eteneviä polkuja.
Yhdessä projektissa voi olla ohjelmapolku, markkinointipolku, turvallisuuspolku, vapaaehtoisten polku, kumppanuuspolku, palvelupolku ja lukuisia muita kokonaisuuksia.
Jokaisella polulla on oma rytminsä, omat tehtävänsä, omat vastuunsa ja oma tietonsa. Silti niiden kaikkien täytyy saavuttaa yhteinen H-hetki samaan aikaan. Tästä syntyi Saplunan keskeinen ajatus:
Projekti muodostuu poluista. Polut muodostavat tiekartan. Tiekartta ohjaa projektin läpivientiä.
Samalla ymmärsimme, ettei vanhaa teknologiaa kannattanut enää korjata. Tarvitsimme kokonaan uuden perustan. Tarvitsimme järjestelmän, joka on suunniteltu alusta saakka toimintamallien, polkujen ja mallituotannon ympärille.
Työkalusta toimintamalliksi
Tämä muutti myös omaa ajatteluamme. Emme enää olleet rakentamassa uutta ohjelmistoa. Olimme rakentamassa uutta tapaa toteuttaa projekteja. Vuosien aikana syntyi mallituotannon ajattelu. Sen ytimessä on yksinkertainen havainto:
Hyvän projektin ei pitäisi riippua yksittäisen ihmisen muistista, kokemuksesta tai henkilökohtaisista toimintatavoista.
Projektin pitäisi perustua yhteiseen toimintamalliin, jonka kuka tahansa voi oppia, ottaa käyttöön ja siirtää seuraavalle tekijälle. Ammattilaiseksi kasvaminen vie vuosia.
Toimintamallin oppiminen voi tapahtua nopeasti. Siksi uskomme, että projektien tulevaisuus rakentuu yhteisten toimintamallien, selkeiden roolien ja teknologian yhteistyölle.
Miksi Sapluna on olemassa?
Olemme nähneet yli kolmenkymmenen vuoden aikana, että ihmiset haluavat onnistua. Useimmiten ongelma ei ole motivaatiossa, osaamisessa tai tahdossa. Ongelma on siinä, että ihmisiltä puuttuu yhteinen tapa toimia yhdessä.
Siksi Sapluna ei ole vain ohjelmisto. Se on ratkaisu huipentumaprojektien yhteiseen haasteeseen. Ratkaisu, joka auttaa muuttamaan tilapäisen toiminnan yksilösuorittamisesta yhteiseksi ja ennakoitavaksi tekemiseksi. Koska hyvä projektikonsepti ansaitsee toimintamallin, joka vastaa sen arvoa.
Sapluna. Tuotamme projektiharmoniaa.
