Onnistuneiden tapahtumien ja palveluiden avain — yhteinen tuotantomalli

Organisaatiotaso on kotipesä, jossa ylläpidetään ja valmistellaan projektitoimintaa. Monet tärkeät asiat voidaan ratkaista jo ennen kuin yksittäisen projektin valmistelu käynnistetään. Ei kannata odottaa sitä, että ongelma ilmenee vasta projektin edetessä.

Organisaatiotasolla Saplunassa voidaan ylläpitää resursseja ja myytäviä tuotteita, kehittää toimintamalleja, hyödyntää projektien analytiikkaa ja rakentaa yhteistyöverkostoja, jotka tukevat projektien onnistumista ja strategista suunnittelua.

Tapahtumat ja muut huipentumaprojektit toteutetaan ihmisten yhteistyönä — tuotantotiimit, alihankkijat, kumppanit, viranomaiset, vapaaehtoiset, esiintyjät ja muut sidosryhmät. Sapluna lähestyy tätä kahdesta näkökulmasta: käyttäjät ja käyttöoikeudet järjestelmässä, sekä roolit ja vastuut käytännön toteutuksessa.

Käyttöoikeustasot ulottuvat Organisaation- ja Projektin ylläpitäjästä Suunnittelijaa, joka näkee koko työpöydän, sekä Muokkaajaan, joka näkee vain oman sisältönsä — jolloin projektiin voidaan liittää suuri määrä ulkopuolisia toimijoita ilman, että koko tieto avautuu kaikille.

Live-tuotanto on vaihe, jossa projektia johdetaan käytännössä. Reaaliaikainen tilannekuva, kenttäviestintä ja ajantasaiset työohjeet auttavat tiimejä toimimaan tehokkaasti ja pitävät toteutuksen hallinnassa.

Dokumentit, tapahtuma-aikainen viestintä, akkreditointi, raportointi ja kentältä saatu tieto auttavat ohjaamaan toimintaa, muodostamaan reaaliaikaisen tilannekuvan ja pitämään tilanteen hallinnassa myös silloin, kun asioita tapahtuu nopeasti.