Pääpolku · 04
Sapluna kerää, käsittelee ja jalostaa projektin tiedon koko sen elinkaaren ajan — eri lähteistä tulevasta datasta syntyy merkityksellisiä tuotoksia ilman manuaalista kokoamista.
04 · Tiedon käsittely
Tiedon käsittely
Tieto ei synny valmiina eikä tiedonkäsittely ole yksittäinen toimenpide.
Todellisuudessa kyse on tietovirrasta. Tiedolla on lähde, josta se syntyy. Sen jälkeen tietoa käsitellään, täydennetään, arvioidaan, jalostetaan ja hyödynnetään eri tarkoituksiin. Usein tämä vaatii useita työvaiheita, päätöksiä sekä useiden ihmisten yhteistyötä ennen kuin tieto saavuttaa lopullisen käyttötarkoituksensa.
Esimerkiksi tapahtuman ohjelmasisällöt eivät yleensä synny yhdellä päätöksellä. Ohjelman suunnittelu voi alkaa useista vaihtoehdoista, joita vertaillaan, kehitetään ja karsitaan ennen lopullisia valintoja. Kun ohjelma on valmis, se voidaan julkaista esimerkiksi tapahtuman verkkosivuilla, osallistujille tai yhteistyökumppaneille.
Näin muodostuu tietovirta. Sama logiikka pätee lähes kaikkeen projektissa käsiteltävään tietoon, kuten ilmoittautumisiin, hakemuksiin, tarjouspyyntöihin, kilpailutuksiin, rekrytointeihin, tilauksiin, resurssivarauksiin ja palautteisiin.
Saplunan tiedonkäsittelyn tarkoituksena on tehdä näistä tietovirroista hallittuja, seurattavia ja toistettavia prosesseja.
Tieto alkaa tietolähteestä
Kaikki tieto syntyy jostakin. Saplunassa tietoa voidaan tuoda projektiin useista eri lähteistä riippuen siitä, millaisesta tiedosta on kyse.
Yksi tärkeimmistä tietolähteistä on Saplunan lomaketyökalu.
Saapunutta tietoa voidaan käsitellä lomakkeiden käsittelytyökalussa.
Lomakkeilta saapunutta tietoa voidaan tämän jälkeen siirtää eteenpäin järjestelmän muihin osiin.
voidaan siirtää organisaation ja projektin välillä tarpeen mukaan.
Sen avulla voidaan luoda esimerkiksi:
Esimerkiksi rekrytoinnissa hakemuksille voidaan antaa tiloja kuten:
Muita tietolähteitä voivat olla esimerkiksi:
Tietoa voidaan siirtää myös organisaatiotasolta projektiin ja projektista takaisin organisaatiotasolle. Esimerkiksi:
Tiedolla on omistaja
Tieto on arvokasta vain silloin, kun sen oikeellisuuteen voidaan luottaa. Siksi tiedolle voidaan määrittää vastuuhenkilö tai vastuutaho, joka vastaa tiedon ylläpidosta, ajantasaisuudesta ja laadusta.
Kun tiedon omistajuus on selkeä, tieto pysyy helpommin ajan tasalla ja projektin yhteinen tilannekuva säilyy luotettavana.
Esimerkiksi:
Tiedon jalostaminen on yhteistyötä
Kun tieto on saapunut järjestelmään, alkaa sen varsinainen käsittely.
Monissa tapauksissa tiedon käsittelyyn osallistuu useita henkilöitä, ja aiemmin käsitellyt käyttöoikeudet mahdollistavat sen, että oikeat ihmiset voivat osallistua tiedon käsittelyyn oikealla tasolla.
Prosessointi voi olla myös tiedon täydentymistä automaattisesti — esimerkiksi jos tapahtuman myyntipaikkoja myydään verkkokaupan kautta, paikkatiedot täydentyvät automaattisesti tilausten saapuessa. Näin tieto rikastuu vähitellen eri lähteistä tulevan tiedon avulla.
Tiedon prosessointi voi tarkoittaa esimerkiksi:
Hyväksymiskierrot varmistavat laadun
Kaikkea tietoa ei julkaista tai oteta käyttöön heti sen syntymisen jälkeen.
Tiedolle voidaan määrittää hyväksymisprosesseja, joiden avulla varmistetaan, että oikeat henkilöt tarkastavat ja hyväksyvät tiedon ennen sen käyttämistä.
Monissa projekteissa tieto etenee vaiheittain esimerkiksi:
Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi:
Muutoshistoria säilyttää tiedon kehityksen
Projektit elävät jatkuvasti. Ohjelmat muuttuvat, budjetit tarkentuvat, aikatauluja päivitetään ja suunnitelmia kehitetään projektin edetessä.
Muutoshistoria lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa projektin johtamista erityisesti suurissa tai pitkäkestoisissa projekteissa.
Saplunassa tiedon muutoshistoria voidaan säilyttää, jolloin voidaan tarvittaessa tarkastella:
Valmiit mallit nopeuttavat rakentamista
Kaikki tietorakenteet voidaan rakentaa alusta saakka itse.
Työn nopeuttamiseksi Sapluna sisältää myös suuren määrän valmiita malleja.
Näiden avulla organisaatio voi rakentaa uusia kokonaisuuksia huomattavasti nopeammin ilman, että kaikkea tarvitsee suunnitella alusta lähtien.
Työpöytiin voidaan lisätä esimerkiksi:
Projektimallien lisäksi käytettävissä on esimerkiksi:
Työkalut tuottavat projektin tarvitsemaa tietoa
Tiedon käsittely ei tarkoita ainoastaan tietojen tallentamista. Projektin aikana syntyy jatkuvasti uutta tietoa myös suunnittelutyön seurauksena, joten Sapluna sisältää joukon suunnittelutyökaluja.
Esimerkiksi alue-editorilla voidaan laatia tapahtuma-alueiden pohjakuvia ja aluesuunnitelmia. Aikataulutyökaluilla voidaan rakentaa erilaisia aikatauluja useista näkökulmista ja muodostaa niiden pohjalta dokumentteja eri käyttötarkoituksiin, ja budjetointityökaluilla voidaan puolestaan rakentaa projektin taloudellisia suunnitelmia.
Saplunan työkalujen tavoitteena on tarjota riittävän kattava perustyökalusarja, jolla suurin osa suunnittelutyöstä voidaan toteuttaa ilman erillisiä ohjelmistoja. Joissakin tilanteissa voidaan kuitenkin tarvita erityisohjelmistoja — Sapluna ei pyri korvaamaan kaikkia mahdollisia erikoisratkaisuja. Tällöin ulkoinen ohjelmisto toimii tiedon lähteenä, ja valmis tieto voidaan tuoda Saplunaan rajapintojen tai tiedostojen avulla.
Sapluna toimii projektin keskipisteenä
Projektissa tieto syntyy usein useissa paikoissa. Haaste syntyy silloin, kun tieto jää hajalleen eri järjestelmiin, sähköposteihin, tiedostoihin ja henkilöiden omiin työvälineisiin.
Samalla projektin yhteinen tilannekuva säilyy kaikkien saatavilla.
Saplunan tavoitteena on toimia projektin keskipisteenä. Kun tieto kerääntyy samaan ympäristöön, se on:
Käyttöoikeudet suojaavat tietoa
Kaikki projektin tieto ei kuulu kaikille käyttäjille.
Näin tieto voidaan jakaa turvallisesti eri rooleille ilman, että käyttäjät näkevät tarpeettomasti kaikkea projektin sisältöä, ja samalla varmistetaan, että jokainen käyttäjä työskentelee oman vastuunsa mukaisella tietotasolla.
Saplunan käyttöoikeusmalli määrittää, mitä tietoa kukin käyttäjä voi:
Valmistumisaste kertoo työn etenemisestä
Tietovirtojen käsittelyä voidaan seurata reaaliaikaisesti. Työpöydille voidaan määritellä erilaisia valmistumisstatuksia, joiden avulla nähdään kuinka pitkälle tieto on edennyt käsittelyprosessissa.
Koska Roadmapiin voidaan määritellä myös aikatauluja, voidaan seurata samanaikaisesti sekä tiedon valmistumisastetta että aikataulussa pysymistä, jolloin projektin johto saa jatkuvasti ajantasaista tietoa projektin tilanteesta.
Valmistumista voidaan tarkastella:
Kommunikointi on osa tiedonkäsittelyä
Tieto ei jalostu ilman yhteistyötä, minkä vuoksi kommunikointi on olennainen osa tiedon käsittelyä.
Saplunan työpöydissä on käytettävissä Pyydä apua -toiminto. Jos käyttäjä tarvitsee muiden tukea tai lisätietoa, hän voi nostaa asian näkyviin yhdellä toiminnolla, jolloin projektin muut toimijat näkevät, että kyseinen henkilö tarvitsee apua. Ominaisuus toimii erityisen hyvin tilanteissa, joissa esimerkiksi asiakkaat tai yhteistyökumppanit täydentävät omia tietojaan järjestelmään ja tarvitsevat tukea tietojen toimittamiseen.
Toinen tärkeä kommunikoinnin työväline ovat Saplunan sisäiset viestintäkanavat.
Koska keskustelut tapahtuvat projektin sisällä, viestit tallentuvat osaksi projektin tietokantaa, jolloin päätöksiin, keskusteluihin ja sovittuihin käytäntöihin voidaan palata myöhemminkin.
Projektiin voidaan rakentaa:
Kun tieto on valmis, sitä voidaan käyttää monessa paikassa
Saplunan tiedonkäsittelyn perusperiaate on yksinkertainen: tieto tallennetaan kerran ja sitä voidaan hyödyntää useita kertoja. Kutsumme tätä dynaamiseksi tiedonhallinnaksi.
Kun tieto on tallennettu järjestelmään, sitä voidaan hyödyntää monissa eri käyttökohteissa ilman, että sitä tarvitsee syöttää uudelleen.
Tietoa voidaan käyttää esimerkiksi:
Dokumentit syntyvät tallennetusta tiedosta
Saplunassa voidaan laatia erilaisia dokumentteja hyödyntämällä järjestelmään tallennettua tietoa.
Dokumenttieditorin avulla tieto voidaan koota automaattisesti eri lähteistä yhdeksi asiakirjaksi. Apuna voidaan käyttää myös AiLi-tekoälyagenttia — käyttäjä voi kertoa, millaisen dokumentin tarvitsee, ja AiLi kokoaa dokumentin järjestelmään tallennetun tiedon perusteella.
Esimerkiksi voidaan luoda:
Julkaise tietoa Event-sivuille
Valmistunutta tietoa voidaan julkaista myös Saplunan Event-sivuille. Event-sivut tarjoavat valmiin tavan julkaista tietoa ilman erillistä verkkosivuprojektia.
Event-sivut voivat toimia itsenäisinä sivuina tai osana organisaation omaa verkkosivustoa.
Julkaistavia tietoja voivat olla esimerkiksi:
Rajapinnat vievät tiedon eteenpäin
Tietoa voidaan hyödyntää myös järjestelmän ulkopuolella. Saplunan Docking Station toimii rajapintojen hallintakeskuksena.
Näin Saplunaan tallennettu tieto voidaan välittää muihin järjestelmiin hallitusti ja automatisoidusti.
Sen avulla voidaan määritellä:
Analytiikka muuttaa tiedon ymmärrykseksi
Tiedon yksi tärkeimmistä käyttöpaikoista on analytiikka. Saplunasta voidaan tarkastella tietoa sekä projekti- että organisaatiotasolla.
Näin tieto muuttuu käytännön johtamisen työkaluksi. Analytiikka auttaa kehittämään toimintaa, tunnistamaan kehityssuuntia ja tekemään parempia päätöksiä tulevia projekteja varten.
Tietoa voidaan vertailla esimerkiksi:
Tieto muuttuu organisaation osaamiseksi
Perinteisesti projektien aikana syntynyt tieto jää helposti raportteihin, tiedostoihin tai yksittäisten henkilöiden kokemukseksi. Saplunan tavoitteena on muuttaa projektikohtainen tieto organisaation yhteiseksi osaamiseksi.
Näin seuraavaa projektia ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Jokainen projekti voi kasvattaa organisaation yhteistä osaamispääomaa ja kehittää toimintaa järjestelmällisesti eteenpäin — tämä on yksi mallituotannon keskeisistä tavoitteista.
Projektien aikana syntyneitä ratkaisuja voidaan hyödyntää esimerkiksi:
Tiedon elinkaari jatkuu projektin päättymisen jälkeen
Tieto ei menetä arvoaan projektin päättyessä.
Kun projekti päättyy, tieto voidaan arkistoida hallitusti ilman, että se katoaa yksittäisten henkilöiden sähköposteihin tai tiedostoihin. Näin organisaation osaaminen säilyy käytettävissä myös tulevaisuudessa.
Projektin aikana syntynyt tieto voidaan säilyttää myöhempää käyttöä varten ja hyödyntää esimerkiksi:
Yksi totuus, monta käyttötapaa
Saplunan tiedonhallinnan ytimessä on yhden totuuden periaate: järjestelmässä on yksi luotettava ja hallittu tiedon lähde, jota kaikki hyödyntävät.
Myös AiLi-tekoälyagentti käyttää tätä samaa tietoa toimintansa perustana. Koska tieto perustuu organisaation itse ylläpitämään, tarkistamaan ja hyväksymään sisältöön, tekoälyn vastaukset voidaan perustaa todelliseen projektitietoon eikä yleiseen internetistä löytyvään tietoon.
Kun kaikki tieto perustuu samaan luotettavaan lähteeseen, koko projektiorganisaatio työskentelee yhteisen tilannekuvan pohjalta.
Tämä mahdollistaa tekoälyn hyödyntämisen huomattavasti laajemmin esimerkiksi:
Siksi Saplunassa tiedon käsittely ei tarkoita pelkästään tiedon tallentamista. Sen tarkoituksena on muuttaa tieto toiminnaksi, päätöksiksi ja käytännön toteutukseksi koko projektin elinkaaren ajan.
Muut vaiheet
01 · Organisaatiotaso
02 · Projektin pelikirja
03 · Ihmiset ja roolit
05 · Live-tuotanto
06 · Jälkituotanto
