Pääpolku · 03
Käyttöoikeudet kertovat mitä käyttäjä voi tehdä järjestelmässä. Toimenkuvat kertovat, mistä henkilö vastaa projektissa. Yhdessä ne muuttavat suuren, moninaisen verkoston selkeäksi kokonaisuudeksi.
03 · Ihmiset ja roolit
Ihmiset ja roolit
Tapahtumat ja muut huipentumaprojektit toteutetaan ihmisten yhteistyönä.
Projektiin liittyy usein suuri määrä henkilöitä erilaisista organisaatioista ja hyvin erilaisissa rooleissa. Mukana voi olla tuotantotiimin jäseniä, alihankkijoita, asiakkaita, yhteistyökumppaneita, viranomaisia, median edustajia, vapaaehtoisia, esiintyjiä, näytteilleasettajia, asukkaita tai muita sidosryhmiä.
Toisinaan projektissa tarvitaan vain yksinkertaista yhteystietoa, kuten taksikeskuksen puhelinnumero. Toisissa tilanteissa tarvitaan huomattavasti tarkempaa tietoa esimerkiksi kuljettajista, työntekijöistä, vastuuhenkilöistä tai yhteistyökumppaneista.
Saplunassa ihmisten hallintaa lähestytään kahdesta eri näkökulmasta: käyttäjät ja käyttöoikeudet järjestelmässä, sekä roolit ja vastuut käytännön toteutuksessa.
Nämä kaksi asiaa liittyvät toisiinsa, mutta ne eivät ole sama asia.
Käyttöoikeudet määrittävät mitä käyttäjä näkee
Saplunassa käyttäjäoikeuksien tehtävänä on määritellä, mitä tietoa käyttäjä voi nähdä ja mitä toimintoja hän voi käyttää.
Ylimmät käyttöoikeustasot ovat:
Organisaation ylläpitäjä
Organisaation ylläpitäjä on Saplunan pääkäyttäjä, jonka oikeudet kattavat sekä organisaatiotason että projektitason toiminnallisuudet.
Projektin ylläpitäjä
Projektin ylläpitäjä toimii projektin pääkäyttäjänä, jolla on laajat oikeudet projektin sisällä, mutta ei pääsyä organisaatiotason hallintaan.
Organisaation ylläpitäjä- ja Projektin ylläpitäjä -käyttöoikeudet sisältyvät tilauksen mukaiseen lisensointiin, ja ne voidaan siirtää käyttäjältä toiselle organisaation hankkimien lisenssipaikkojen puitteissa.
Organisaation ylläpitäjä voi hallita esimerkiksi:
Suunnittelija ohjaa kokonaisuutta
Suunnittelija on työpöytätason laaja käyttöoikeus, jonka avulla käyttäjä voi nähdä ja käsitellä kaikkea työpöytään kuuluvaa tietoa.
Esimerkiksi tapahtuman ohjelmat voidaan hallita yhdellä työpöydällä, ja kun käyttäjälle annetaan Suunnittelija-oikeus ohjelmatyöpöytään, hän voi tarkastella ja muokata kaikkien ohjelmasisältöjen tietoja.
Suunnittelija näkee kokonaisuuden.
Suunnittelija soveltuu erityisesti:
Suunnittelija keskittyy omaan sisältöönsä
Suunnittelija on rajatumpi käyttöoikeus, joka saa oikeuden käsitellä vain hänelle määriteltyä sisältöä.
Esimerkiksi ohjelmatyöpöydällä voi olla useita esiintyjiä, jolloin yhdelle esiintyjälle voidaan antaa pääsy vain oman ohjelmansa tietoihin ilman näkyvyyttä muiden esiintyjien tietoihin.
Sama logiikka toimii kaikissa työpöydissä, minkä ansiosta projektiin voidaan liittää suuri määrä ulkopuolisia toimijoita ilman, että koko projektin tieto avautuu kaikille käyttäjille.
Vierailija kutsuu ihmiset tiedon äärelle
Vierailija on käyttöoikeus henkilöille, joiden ei tarvitse käsitellä projektin varsinaista tietoa.
Keskeinen ajatus on, että ihmiset kutsutaan tiedon luokse sen sijaan, että tietoa lähetetään jatkuvasti sähköposteilla eri suuntiin, jolloin tiedon hallinta säilyy projektissa ja samalla voidaan nähdä, kenellä tieto on käytettävissään.
Vierailija-käyttäjä voi esimerkiksi:
Vierailija soveltuu hyvin esimerkiksi:
Organisaatiot voivat luoda omia käyttäjätyyppejä
Saplunan vakio-oikeuksien lisäksi organisaatio voi rakentaa omia käyttäjätyyppejään.
Tämä helpottaa suurten projektien käyttöoikeuksien hallintaa ja yhdenmukaistaa toimintaa.
Näiden avulla voidaan määritellä valmiiksi esimerkiksi:
Yksi näkymä kaikkiin projektin käyttäjiin
Projektissa mukana olevat käyttäjät voidaan nähdä yhdestä yhteisestä näkymästä.
Käyttäjäkohtaisiin tietoihin voidaan liittää myös esimerkiksi check-in-toimintoja.
Samalla voidaan tarkastella:
Yksittäisen käyttäjän tietoja tarkastelemalla voidaan nähdä esimerkiksi:
Näin voidaan dokumentoida:
Toimenkuvat kertovat kuka vastaa mistäkin
Käyttöoikeudet kertovat mitä käyttäjä voi tehdä järjestelmässä, kun taas toimenkuvat kertovat, mistä käyttäjä vastaa projektissa. Saplunassa voidaan luoda projektikohtaisia roolikokonaisuuksia.
Näihin rooleihin voidaan liittää sekä käyttäjiä että pelkkiä yhteystietoja, eikä kaikkien henkilöiden tarvitse olla Saplunan käyttäjiä. Näin projektiin voidaan rakentaa täydellinen organisaatiokaavio riippumatta siitä, käyttävätkö kaikki henkilöt järjestelmää.
Projektin roolinäkymä toimii samalla projektin puhelinluettelona ja vastuukarttana, jolla nähdään yhdellä näkymällä kuka vastaa mistäkin asiasta.
Esimerkiksi turvallisuus voidaan jakaa rooleihin kuten:
Toimenkuvat automatisoivat käyttöoikeudet ja resurssit
Toimenkuvat ovat paljon enemmän kuin nimikkeitä.
Kun käyttäjä nimetään turvallisuuspäälliköksi, kaikki toimenkuvaan liittyvät asetukset voidaan ottaa käyttöön automaattisesti, mikä tukee Saplunan mallituotantoajattelua.
Toimenkuvat voidaan määritellä kerran projektimalliin, minkä jälkeen jokaisessa uudessa projektissa tarvitsee ainoastaan nimetä oikeat henkilöt oikeisiin rooleihin.
Niihin voidaan liittää valmiiksi:
Esimerkiksi turvallisuuspäällikön toimenkuvaan voidaan määritellä:
Tuo yhteystiedot ja kutsu ihmiset mukaan
Yhteystietoja voidaan tuoda Saplunaan myös massatoimintona.
Kun yhteystiedot ovat järjestelmässä, henkilöitä voidaan kutsua Saplunaan valituilla käyttöoikeuksilla, jolloin projektin henkilöstö, yhteistyöverkosto ja yhteystiedot muodostavat yhden yhteisen tietokokonaisuuden.
Esimerkiksi CSV-tiedostosta voidaan tuoda:
Projektihistoria säilyy organisaation muistissa
Projektien aikana käyttäjistä kertyy tietoa, joka voidaan hyödyntää myös organisaatiotasolla.
Näin organisaation osaaminen ei katoa yksittäisten projektien päättyessä.
Jos sama henkilö osallistuu useisiin projekteihin, organisaatio pystyy tarkastelemaan esimerkiksi:
Yksi käyttäjä, useita organisaatioita
Nykyään monet ihmiset toimivat useissa eri organisaatioissa. Sama henkilö voi tehdä päivätyökseen tapahtumatuotantoa, toimia iltaisin vapaaehtoisena urheiluseurassa ja osallistua viikonloppuisin muiden yhteisöjen projekteihin.
Saplunassa käyttäjä voi kuulua useaan organisaatioon samalla käyttäjätunnuksella, ja kirjautuessaan käyttäjä valitsee, mitä organisaatiota hän kulloinkin edustaa.
Näin työroolit, vapaaehtoistoiminta ja eri organisaatioiden projektit voidaan pitää selkeästi erillään toisistaan. Toiminnallisuus on erityisen hyödyllinen freelancereille, konsulteille ja muille henkilöille, jotka työskentelevät useiden organisaatioiden projekteissa.
Tämän perusteella määräytyvät:
Ihmiset ovat projektin tärkein voimavara
Projektit eivät toteudu järjestelmien, suunnitelmien tai aikataulujen avulla — ne toteutuvat ihmisten yhteistyönä.
Saplunan ihmis- ja roolimallin tavoitteena on varmistaa, että oikeat ihmiset löytyvät oikeisiin tehtäviin, heidän vastuunsa ovat selkeitä ja heillä on käytössään juuri ne tiedot, resurssit ja työkalut, joita tehtävän onnistunut hoitaminen edellyttää.
Kun käyttöoikeudet, toimenkuvat, vastuut, resurssit ja yhteystiedot muodostavat yhden kokonaisuuden, projektin johtaminen helpottuu, yhteistyö paranee ja koko toteutus muuttuu ennustettavammaksi.
Muut vaiheet
01 · Organisaatiotaso
02 · Projektin pelikirja
04 · Tiedon käsittely
05 · Live-tuotanto
06 · Jälkituotanto
