Pääpolku · 06
Projekti ei pääty H-hetkeen. Tärkeimmät opit syntyvät usein vasta toteutuksen jälkeen, ja Sapluna auttaa kokoamaan ne talteen tulevia projekteja varten.
06 · Jälkituotanto
Jälkituotanto
Monissa projekteissa huomio kohdistuu lähes kokonaan H-hetkeen.
Todellisuudessa projekti ei kuitenkaan pääty tapahtuman, palvelun toimituksen tai muun huipentuman toteutumiseen. H-hetken jälkeen alkaa jälkituotanto, jonka tehtävänä on saattaa projekti hallitusti päätökseen, varmistaa tiedon hyödyntäminen ja luoda perusta tulevien projektien kehittämiselle.
Saplunan toimintamallissa jälkituotanto on yhtä tärkeä vaihe kuin valmistelu ja live-tuotanto.
Tyypillisiä jälkituotannon tehtäviä ovat esimerkiksi laskutus, laskujen käsittely ja maksaminen, raportointi, palautekyselyt, palautteiden käsittely, resurssien palautukset, huollot, dokumentointi ja arkistointi.
Jälkituotannon aikana projekti paketoidaan valmiiksi kokonaisuudeksi.
Vasta jälkituotannon päättyessä projekti katsotaan kokonaisuudessaan valmistuneeksi.
Jälkituotanto etenee samalla logiikalla kuin muutkin vaiheet
Saplunan Roadmapissa on määritelty omat työkorttinsa myös jälkituotannolle. Samalla tavalla kuin valmisteluvaiheessa ja live-tuotannossa, myös jälkituotannon tehtävät etenevät työkorttien avulla.
Näin jälkituotanto ei jää yksittäisten henkilöiden muistin varaan, vaan etenee hallitusti määritellyn toimintamallin mukaisesti.
Työkortit kuvaavat esimerkiksi:
Analysoi tulokset ja opi toteutuksesta
Valmistelun ja live-tuotannon aikana projektiin on kertynyt huomattava määrä tietoa. Tätä tietoa voidaan hyödyntää jälkituotannossa analytiikan, raportoinnin ja kehitystyön pohjana.
Näiden tietojen perusteella voidaan muodostaa kokonaiskuva projektin toteutumisesta.
Saplunan AiLi-tekoälyagentti voi avustaa tässä työssä analysoimalla tietoa, kokoamalla raportteja sekä tuottamalla yhteenvetoja projektin tuloksista, mikä nopeuttaa tiedon käsittelyä ja auttaa tunnistamaan asioita, jotka muuten voisivat jäädä huomaamatta.
Analysoitavia tietoja voivat olla esimerkiksi:
Projektin tieto siirtyy osaksi organisaation kokonaisuutta
Projektin aikana tieto on käsitelty projektikohtaisessa tietokannassa.
Jälkituotannon aikana organisaatio voi päättää, mitä tietoa siirretään organisaatiotasolle ja mitä tietoa viedään edelleen organisaation ydinjärjestelmiin. Tämä tapahtuu Sapluna Bridge -ajattelun mukaisesti.
voidaan siirtää organisaation määrittelemien käytäntöjen mukaisesti niiden lopulliseen käyttöpaikkaan.
Monissa organisaatioissa virallinen arkistointi tapahtuu erillisissä järjestelmissä. Tällöin Saplunasta muodostetaan tarvittava aineisto, joka siirretään edelleen organisaation omiin arkisto- tai ydinjärjestelmiin.
Esimerkiksi:
Jokainen projekti tuottaa vertailutietoa
Vaikka projekti olisi päättymässä, sen tieto ei häviä. Jo projektin aikana valittua tietoa voidaan siirtää organisaatiotasolle analysoitavaksi — näin yksittäinen projekti muodostaa vertailuaineistoa muihin projekteihin nähden.
Mitä enemmän projekteja organisaatio toteuttaa, sitä arvokkaammaksi vertailutieto muodostuu.
Organisaatiotasolla voidaan tarkastella esimerkiksi:
Valmistumista seurataan loppuun asti
Jälkituotannon valmistumista seurataan samalla tavalla kuin valmisteluvaiheen tehtäviä.
Mikäli tehtävä viivästyy tai uhkaa viivästyä, projektin johto voi reagoida tilanteeseen ajoissa, ja Sapluna voi myös lähettää automaattisia muistutuksia käyttäjille, joiden tehtävät ovat kesken — näin projektin päättäminen pysyy hallinnassa eikä jää yksittäisten henkilöiden muistamisen varaan.
Työkorteille ja tehtäville voidaan määritellä:
Projektin automaattinen sulkeminen
Saplunassa jälkituotantovaiheen oletuskesto on 30 vuorokautta. Tämä tarkoittaa, että projektin live-vaiheen päättymisen jälkeen projekti pysyy avoinna jälkituotantoa varten 30 päivän ajan, ja mikäli projektin ylläpitäjä ei sulje projektia aiemmin, projekti sulkeutuu automaattisesti määräajan päättyessä.
Jos jälkituotanto vaatii enemmän aikaa, projektin ylläpitäjä voi avata projektin uudelleen seuraavaksi 30 päivän jaksoksi. Projektia voidaan jatkaa niin kauan kuin siihen on tarvetta.
Tämän toimintamallin tarkoituksena on ehkäistä tilannetta, jossa:
Mitä tapahtuu projektin sulkeutuessa?
Kun projekti suljetaan, käyttäjien työskentelyoikeudet projektiin päättyvät.
Sulkeminen ei siis poista tietoa. Se ainoastaan päättää aktiivisen työskentelyn projektissa.
Samalla:
Projektiarkisto on organisaation muistipankki
Yksi Saplunan arvokkaimmista ominaisuuksista on projektiarkisto. Organisaatiot tarvitsevat säännöllisesti tietoa aiemmin toteutetuista projekteista.
Perinteisesti tällaisen tiedon etsiminen voi olla hidasta ja hajautunutta. Saplunassa kaikki projektiin liittynyt tieto säilyy yhdessä paikassa.
Vaikka projekti olisi toteutettu vuosia sitten, sen tiedot löytyvät nopeasti ilman erillisiä selvityksiä.
Tietoa saatetaan tarvita esimerkiksi:
Projektiarkisto tarjoaa käyttöön:
Jatkuva oppiminen alkaa jälkituotannosta
Jälkituotannon tärkein tehtävä ei ole projektin sulkeminen. Sen tärkein tehtävä on oppiminen.
Kun havaintoja, analytiikkaa, palautteita ja raportteja käsitellään järjestelmällisesti, ne voidaan siirtää osaksi organisaation toimintamalleja ja projektimalleja. Näin seuraava projekti ei ala tyhjältä pöydältä — se alkaa paremman tiedon pohjalta.
Jokainen projekti tuottaa tietoa siitä:
Projekti päättyy, mutta tieto jää elämään
Saplunan näkökulmasta projektin päättyminen ei tarkoita tiedon katoamista. Päinvastoin.
Jälkituotannon tarkoituksena on varmistaa, että projektin aikana syntynyt osaaminen, tieto, analytiikka ja kokemukset jäävät organisaation käyttöön myös tulevaisuudessa. Kun projektin tieto siirtyy osaksi organisaation yhteistä tietopääomaa, jokainen toteutus kasvattaa organisaation osaamista.
Siksi Saplunassa jälkituotanto ei ole pelkkä projektin loppusiivous. Se on vaihe, jossa yksittäinen projekti muuttuu yhteiseksi oppimiseksi, vertailutiedoksi ja kilpailueduksi seuraavia projekteja varten.
Muut vaiheet
01 · Organisaatiotaso
02 · Projektin pelikirja
03 · Ihmiset ja roolit
04 · Tiedon käsittely
05 · Live-tuotanto
