Pääpolku · 02
Projektin pelikirja kokoaa yhteen tavoitteet, toimintamallit, päätöksenteon periaatteet, toteutuksen rakenteet, tietovirrat ja roadmapin — yhdeksi kokonaisuudeksi, josta koko projekti ammentaa.
02 · Projektin pelikirja
Projektin pelikirja
Useimmat projektit alkavat väärästä päästä. Heti projektin käynnistyessä ryhdytään laatimaan aikatauluja, budjetteja, tarjouspyyntöjä, aluesuunnitelmia tai muita käytännön toteutukseen liittyviä asioita, vaikka osallistujilla voi olla hyvin erilainen käsitys siitä, mitä ollaan tekemässä, miksi projekti toteutetaan ja millä periaatteilla sitä johdetaan.
Tämä johtaa helposti tilanteeseen, jossa projektin eri osapuolet etenevät omiin suuntiinsa, päätöksiä tehdään eri lähtökohdista ja yhteisen näkemyksen rakentaminen tapahtuu vasta projektin myöhemmissä vaiheissa.
Saplunassa projektin ensimmäinen vaihe ei ole suunnittelu. Ensimmäinen vaihe on yhteisen perustan luominen, ja tätä varten Saplunassa on projektin pelikirja.
Projektin pelikirja muodostaa koko projektin yhteisen toimintaperustan ja kokoaa yhteen projektin tavoitteet, toimintamallit, päätöksenteon periaatteet, toteutuksen rakenteet, tietovirrat ja etenemismallin yhdeksi kokonaisuudeksi. Pelikirjan tarkoituksena on varmistaa, että kaikki projektissa mukana olevat henkilöt ymmärtävät, mitä ollaan tekemässä, miksi sitä tehdään ja miten projekti etenee.
Tarvittaessa pelikirjan osia voidaan jakaa myös yhteistyökumppaneille, viranomaisille, alihankkijoille tai muille sidosryhmille taustatiedoksi.
Pelikirja ei ala tyhjästä
Saplunan projektitoiminta perustuu mallituotantoon. Kun uusi projekti käynnistetään, sen mukana tulee valittuun projektimalliin sisältyvä valmis pelikirja, joten lähtökohtana ei ole tyhjä dokumentti, vaan organisaation tai projektimallin mukainen valmiiksi rakennettu toimintamalli.
Projektin käynnistäjän ensimmäinen tehtävä ei ole kirjoittaa kaikkea uudelleen. Ensimmäinen tehtävä on tutustua olemassa olevaan pelikirjaan, arvioida sen ajantasaisuus ja tehdä tarvittavat muutokset projektin erityispiirteiden mukaisesti — sillä vaikka toimintamallit ovat usein pysyviä, projektien olosuhteet muuttuvat, joten jokaisen projektin alussa varmistetaan, että pelikirja vastaa juuri kyseisen toteutuksen tarpeita.
Pelikirja toimii myös Saplunan AiLi-tekoälyagentin keskeisenä tiedonlähteenä. Mitä paremmin pelikirja on rakennettu, sitä paremmin tekoäly pystyy tukemaan projektin toteutusta.
Projektitiedot muodostavat perustan
Pelikirjan ensimmäinen osa sisältää projektin perustiedot — projektikohtaisia tietoja, jotka yksilöivät toteutuksen.
Projektitiedot muodostavat rungon, johon kaikki muu projektin tieto myöhemmin liittyy.
Tyypillisiä projektitietoja ovat esimerkiksi:
Projektin määrittely luo yhteisen suunnan
Pelikirjan seuraava osa on projektin määrittely, jossa kuvataan syvällisemmin, mistä projektissa on kyse ja millä periaatteilla sitä toteutetaan.
Osa tiedoista tulee suoraan organisaation toimintamalleista eikä niitä tarvitse päivittää jokaisessa projektissa erikseen.
Näin yhteinen ymmärrys muodostuu ennen käytännön suunnittelun aloittamista.
Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
Projektikohtaisesti voidaan puolestaan määritellä esimerkiksi:
Projektin määrittely voidaan jakaa kahteen näkökulmaan:
Roadmap on projektin yhteinen kartta
Roadmap on yksi Saplunan tärkeimmistä työvälineistä ja toimii karttana, joka kuvaa projektin läpimenon alusta loppuun. Sen tarkoituksena on mahdollistaa henkilöistä riippumaton toteutustapa — projekti voidaan ymmärtää ja toteuttaa yhtenäisen toimintamallin mukaisesti riippumatta siitä, ketkä henkilöt ovat mukana toteutuksessa.
Projektin alkuvaiheessa tarkastellaan, mitä polkuja kyseiseen projektiin kuuluu. Useimmiten ne tulevat valmiina projektimallin mukana, mutta niitä voidaan täydentää tai muokata projektin tarpeiden mukaan.
Yhdessä polut muodostavat koko projektin tiekartan. Roadmapin avulla nähdään yhdellä näkymällä koko projektin eteneminen, ja samalla voidaan tarkastella yksittäisiä polkuja tarkemmin ja ymmärtää, miten kukin osa-alue etenee osana kokonaisuutta.
Jokainen polku kuvaa oman osa-alueensa toteutuksen lisäksi siihen liittyvät tietovirrat ja toimintalogiikan. Näin projektin eteneminen ei ole yksittäisten henkilöiden tiedon tai kokemuksen varassa, vaan näkyy yhteisesti kaikille projektissa toimiville.
Saplunan perusajatus on, että projekti muodostuu poluista. Polku kuvaa yhtä projektin osa-aluetta tai prosessia. Tyypillisiä polkuja voivat olla esimerkiksi:
Työkortit muuttavat suunnitelmat tekemiseksi
Työkortin avulla projektin tekijä ymmärtää nopeasti, mitä kyseisessä vaiheessa kuuluu tehdä ja miten työ toteutetaan.
Esimerkiksi ohjelmapolku sisältää omat valmistelu-, live- ja jälkituotantovaiheensa. Vastaavasti vapaaehtoisten polku sisältää omat valmistelu-, live- ja jälkituotantovaiheensa — sama logiikka toistuu kaikissa projektin poluissa.
Näin jokainen polku kuvaa oman osa-alueensa koko elinkaaren, ja yhdessä polut muodostavat projektin kokonaisvaltaisen tiekartan.
Jokainen polku muodostuu työkorteista. Työkortti on käytännön tekemisen ohjausväline, joka kuvaa yhden työvaiheen tai osakokonaisuuden toteutuksen. Työkortissa kuvataan esimerkiksi:
Saplunan mallituotannossa jokainen polku kattaa koko oman elinkaarensa alusta loppuun, minkä vuoksi myös työkortit sijoittuvat polun eri vaiheisiin. Jokainen polku sisältää:
Tietovirrat tekevät tiedosta hallittavaa
Esimerkiksi ohjelmatieto voidaan kerätä verkkolomakkeella, minkä jälkeen tieto siirtyy käsiteltäväksi työpöytään, jossa useat henkilöt voivat osallistua sen valmisteluun. Kun tieto on hyväksytty ja saanut valmiin statuksen, se voidaan julkaista automaattisesti verkkosivulle. Tällöin tietovirta voi olla:
Verkkolomake → Työpöytä → Verkkosivu
Roadmap näyttää myös tiedon sijaintipaikat. Mikäli samaan polkuun liittyvää tietoa käsitellään useissa eri työpöydissä tai tietovarastoissa, niiden sijainnit voidaan nähdä yhdestä näkymästä, jolloin tieto ei jää yksittäisten henkilöiden muistin tai sähköpostien varaan.
Roadmap ei kuvaa ainoastaan tekemistä, vaan myös tiedon kulkua. Jokaiselle polulle voidaan määritellä tietovirrat, jotka kertovat:
Tiedon päätepisteitä voivat olla esimerkiksi:
Valmiit asetukset nopeuttavat projektin käynnistämistä
Näiden avulla projektin tärkeimmät vaiheet tunnistetaan heti alusta alkaen, ja samalla voidaan varmistaa, että projektin kannalta kriittiset asiat eivät jää huomioimatta.
Pelikirjaan voidaan sisällyttää myös erilaisia projektin ohjaamiseen liittyviä asetuksia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
Pelikirja on projektin kivijalka
Pelikirja on ensimmäinen asia, joka tulee laittaa kuntoon ennen varsinaisen suunnittelun ja valmistelun aloittamista. Se toimii projektin yhteisenä ymmärryksenä, toimintamallina ja navigaattorina.
Kun projektin perusta on selkeä, myös suunnittelu, päätöksenteko ja käytännön toteutus nopeutuvat. Pelikirja auttaa keskittymään oikeisiin asioihin, parantaa yhteistyötä ja vähentää väärinymmärryksiä projektin aikana.
Saplunassa pelikirja ei ole vain dokumentti. Se on projektin yhteinen toimintamalli, tiedon lähde ja kivijalka, jonka päälle koko toteutus rakennetaan.
Muut vaiheet
01 · Organisaatiotaso
03 · Ihmiset ja roolit
04 · Tiedon käsittely
05 · Live-tuotanto
06 · Jälkituotanto
