Haaste
Tapahtumapaikan operatiiviseen toimintaan liittyvä tieto ja osaaminen jäävät usein operaattorin haltuun. Tällöin omistajan kyky seurata toimintaa on rajallinen ja ongelmiin voidaan reagoida vasta niiden jo toteuduttua.
Tapahtuman omistajat
Tapahtumapaikan päivittäinen toiminta tuottaa jatkuvasti arvokasta tietoa, kokemusta ja osaamista. Saplunan avulla tämä osaamispääoma säilyy tapahtumapaikan omistajalla, vaikka operatiivinen toiminta olisi ulkoistettu operaattorille. Samalla omistaja saa jatkuvan näkyvyyden toimintaan ja mahdollisuuden johtaa tapahtumapaikkaa ennakoivasti, ei ainoastaan reagoida ongelmiin niiden jo synnyttyä.
Tapahtuman omistajat
Tapahtuman omistajat · omista toimintamalli
Tulos
Tapahtumapaikan omistaja säilyttää omistajuuden toiminnan kannalta kriittiseen osaamiseen samalla, kun operaattori voi keskittyä laadukkaan palvelun tuottamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Toiminta muuttuu ennakoitavammaksi, vähemmän henkilöriippuvaiseksi ja helpommin kehitettäväksi pitkällä aikavälillä.
Haaste
Monet tapahtumapaikat toimivat siten, että omistaja ja operaattori ovat eri organisaatioita.
Esimerkiksi kunta voi omistaa torialueen, liikuntahallin, kulttuurikeskuksen tai tapahtuma-alueen, mutta ulkoistaa päivittäisen toiminnan operaattorille. Operaattori vastaa käytännön toiminnasta, kuten tilavarauksista, asiakaspalvelusta, myynnistä ja markkinoinnista, palveluiden kehittämisestä sekä päivittäisestä operatiivisesta johtamisesta.
Vuosien aikana operaattorille kertyy valtava määrä käytännön tietoa, kuten kokemuksia asiakkaiden tarpeista, toimivista käytännöistä, alihankkijaverkostoista, tapahtumapaikan erityispiirteistä sekä toiminnan kehittämiseen liittyvistä havainnoista.
Ongelma syntyy silloin, jos operaattori vaihtuu.
Asiakastiedot, toimintamallit, käytännöt, projektihistoria ja vuosien aikana kertynyt osaaminen voivat olla vahvasti sidoksissa operaattoriin. Tällöin tapahtumapaikan omistaja joutuu käytännössä aloittamaan uudelleen, vaikka itse paikka, brändi ja toiminta jatkuisivat.
Perinteisessä toimintamallissa omistajan rooli on usein reagoiva. Kun operaattori rakentaa ja ylläpitää toimintamallinsa omilla työkaluillaan, prosesseillaan ja käytännöillään, omistajan näkyvyys arjen toimintaan jää rajalliseksi. Omistaja saa tiedon ongelmista vasta siinä vaiheessa, kun ne ovat jo vaikuttaneet palvelun laatuun, asiakaskokemukseen tai liiketoiminnan tuloksiin.
Todellinen haaste ei siis ole pelkästään tiedon omistaminen, vaan kyky seurata toiminnan kehittymistä ajoissa.
Saplunan toimintapolku
Tapahtumapaikan operointipolku
01 Toimintamallin määrittely → 02 Kehittäminen käytännössä → 03 Operatiivinen käyttö
Saplunan toimintamallissa omistaja ei johda toimintaa jälkikäteen syntyneiden ongelmien perusteella. Käytössä on yhteinen toimintamalli, jonka avulla omistaja saa jatkuvan tilannekuvan tapahtumapaikan toiminnasta.
Kun tehtävät, prosessit, dokumentit, palaute, kehitystoimet, raportointi ja päätökset hallitaan yhdessä paikassa, syntyy samalla analytiikkaa ja ymmärrystä siitä, mihin suuntaan toiminta on kehittymässä. Riskit ja poikkeamat voidaan tunnistaa ennen niiden muuttumista varsinaisiksi ongelmiksi.
Toimintamallin määrittely
Tapahtumapaikan omistaja rakentaa Saplunaan yhteisen toimintamallin, joka määrittelee esimerkiksi:
Toimintamalli voidaan luoda jo ennen operaattorin valintaa. Omistaja kokoaa toimintamallin rakentamisen tueksi näkemyksiä useilta eri toimijoilta, kuten nykyisiltä ja aiemmilta operaattoreilta, henkilöstöltä, kumppaneilta, asiakkailta sekä muilta asiantuntijoilta. Näin toimintamalli ei perustu yhden organisaation näkemykseen, vaan parhaiden käytäntöjen, kokemusten ja tarpeiden yhteiseen kokonaiskuvaan.
Kehittäminen käytännössä
Operaattori toteuttaa päivittäistä toimintaa mallin mukaisesti ja tuo samalla mukaan omaa osaamistaan. Saplunassa voidaan:
Näin osaaminen muuttuu yksittäisten henkilöiden tiedosta yhteiseksi toimintamalliksi.
Operatiivinen käyttö
Toimintamallia hyödynnetään:
Omistaja säilyttää toimintamallin omistajuuden riippumatta siitä, kuka toimintaa käytännössä toteuttaa.
Käytännön esimerkki
Tapahtumapaikan omistaja määrittelee Saplunaan yhteiset toimintaperiaatteet, vastuut, tavoitteet ja käytännöt. Toimintamallia ei rakenneta pelkästään yhden organisaation näkökulmasta, vaan omistaja kokoaa siihen näkemyksiä useilta eri toimijoilta, kuten nykyisiltä ja aiemmilta operaattoreilta, henkilöstöltä, kumppaneilta, asiakkailta sekä alan asiantuntijoilta. Näin toimintamalli perustuu yhteiseen ymmärrykseen eikä yhden toimijan kokemuksiin tai mielipiteisiin.
Valittu operaattori ottaa käyttöön valmiin toimintamallin ja toteuttaa päivittäistä toimintaa sen mukaisesti.
Asiakaspalaute, kehitysideat, havainnot ja käytännön kokemukset kirjataan Saplunaan osaksi yhteistä tietopohjaa.
Omistaja ja operaattori tarkastelevat yhdessä toiminnan tuloksia, havaintoja ja mittareita sekä päättävät tarvittavista kehitystoimista.
Hyviksi havaitut käytännöt liitetään osaksi yhteistä mallia, jolloin toiminta paranee jatkuvasti.
Omistajalla on jatkuva näkyvyys toiminnan tilanteeseen. Poikkeamia, laatuhaasteita ja riskejä voidaan tunnistaa ja käsitellä ennen kuin ne näkyvät asiakkaalle asti.
Mikäli operaattori vaihtuu, uusi toimija voi jatkaa samasta toimintamallista ilman, että tapahtumapaikan osaamispääoma katoaa.
Tulokset
Haaste
Tapahtumapaikan operatiiviseen toimintaan liittyvä tieto ja osaaminen jäävät usein operaattorin haltuun. Tällöin omistajan kyky seurata toimintaa on rajallinen ja ongelmiin voidaan reagoida vasta niiden jo toteuduttua.
Miten Sapluna auttoi
Sapluna luo tapahtumapaikalle yhteisen operointipolun, jonka avulla toimintamallit, käytännöt, vastuut, raportointi ja kehitystyö hallitaan yhdessä paikassa.
Lopputulos
Tapahtumapaikan omistaja säilyttää omistajuuden toiminnan kannalta kriittiseen osaamiseen samalla, kun operaattori voi keskittyä laadukkaan palvelun tuottamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Toiminta muuttuu ennakoitavammaksi, vähemmän henkilöriippuvaiseksi ja helpommin kehitettäväksi pitkällä aikavälillä.
Lisää tässä kategoriassa
