Haaste
Vapaaehtoisten ja työntekijöiden rekrytointi, organisointi, viestintä ja työn ohjaus tapahtuvat usein useissa eri järjestelmissä, mikä lisää manuaalista työtä, epäselvyyksiä ja kustannuksia.
Tapahtumajärjestäjät
Vapaaehtoisten ja työntekijöiden hallinta toimii parhaiten, kun rekrytointi, organisointi, viestintä, työn ohjaus, työajanseuranta ja palaute kulkevat saman toimintamallin läpi. Saplunassa koko henkilöstöpolku hallitaan yhtenä jatkuvana prosessina.
Tapahtumajärjestäjät
Tapahtumajärjestäjät · henkilöstöpolku
Tulos
Organisaatio pystyy kohdistamaan oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin, vähentämään hallinnollista työtä, parantamaan työntekijäkokemusta ja löytämään optimaalisen tasapainon resurssien, työmäärän ja kustannusten välillä.
Haaste
Monissa projekteissa vapaaehtoisten ja työntekijöiden hallinta on hajautunut useisiin eri järjestelmiin, dokumentteihin ja viestintäkanaviin.
Tyypillisiä haasteita ovat:
Tämän seurauksena projekti käyttää tarpeettomasti aikaa koordinointiin sen sijaan, että resurssit voitaisiin kohdistaa itse toteutukseen.
Saplunan polkumalli
Vapaaehtoisten ja työntekijöiden polku
Saplunassa vapaaehtoisten ja työntekijöiden koko elinkaari muodostaa yhden yhteisen polun, jossa henkilötiedot, tehtävät, käyttöoikeudet, dokumentit, viestintä, työvuorot ja raportointi ovat yhteydessä toisiinsa.
Rekrytointi
Valinta ja sijoittaminen
Käyttöönotto ja oikeudet
Viestintä ja ohjaus
Toteutus ja työajanseuranta
Palaute ja työhistoria
Esimerkkiprosessi
Järjestäjä julkaisee avoimet tehtävät tapahtumasivulla, verkkosivuilla tai sosiaalisen median kanavissa.
Hakijat lähettävät hakemuksensa yhteen keskitettyyn järjestelmään.
Järjestäjä käsittelee kaikki hakemukset yhdessä paikassa.
Hakijat saavat automaattiset ilmoitukset käsittelyn etenemisestä ja valintapäätöksistä.
Hyväksytyt henkilöt lisätään automaattisesti projektin yhteystietorekisteriin.
Projektin johto sijoittaa henkilöt heidän osaamistaan vastaaviin tehtäviin ja toimenkuviin.
Tehtäväkohtaiset asetukset aktivoituvat kutsun yhteydessä.
Työntekijälle voidaan automaattisesti liittää:
Työntekijä löytää kirjautumisen jälkeen välittömästi:
Työn aikana hän voi:
Projektin johto seuraa tilannetta reaaliaikaisesti analytiikan avulla.
Työvuoro alkaa QR-koodilla tehtävällä sisäänkirjautumisella.
Työvuoro päättyy uloskirjautumiseen.
Työntekijä antaa palautteen työvuoron jälkeen lyhyen kyselyn avulla.
Työhistoria tallentuu henkilön profiiliin.
Projektijohto voi analysoida:
Näin jokainen uusi projekti hyödyntää aiemmista projekteista kertynyttä kokemusta.
Tulokset
Haaste
Vapaaehtoisten ja työntekijöiden rekrytointi, organisointi, viestintä ja työn ohjaus tapahtuvat usein useissa eri järjestelmissä, mikä lisää manuaalista työtä, epäselvyyksiä ja kustannuksia.
Miten Sapluna auttoi
Sapluna yhdistää rekrytoinnin, tehtäväjaon, käyttöoikeudet, viestinnän, työvuorot, työajanseurannan ja palautteenhallinnan yhdeksi yhtenäiseksi henkilöstöpoluksi.
Lopputulos
Organisaatio pystyy kohdistamaan oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin, vähentämään hallinnollista työtä, parantamaan työntekijäkokemusta ja löytämään optimaalisen tasapainon resurssien, työmäärän ja kustannusten välillä.
Lisää tässä kategoriassa
