Haaste
Tietoa ylläpidetään useissa järjestelmissä ja samoja tietoja käsitellään toistuvasti eri vaiheissa.
Tapahtumajärjestäjät
Sapluna muodostaa tiedoille yhtenäisen tietopolun. Tieto kerätään kerran, sitä täydennetään ja käsitellään prosessin eri vaiheissa, minkä jälkeen samaa tietoa voidaan hyödyntää useissa käyttötarkoituksissa.
Tapahtumajärjestäjät
Tapahtumajärjestäjät · tietopolku
Tulos
Tieto syötetään kerran ja sitä voidaan hyödyntää hallitusti koko projektin ajan useissa prosesseissa, järjestelmissä ja julkaisuissa.
Ratkaistava haaste
Monissa projekteissa tietoa kerätään lomakkeilla, käsitellään taulukoissa ja julkaistaan useisiin eri järjestelmiin. Sama tieto syötetään useaan kertaan eri paikkoihin, mikä lisää virheitä, hidastaa toimintaa ja vaikeuttaa kokonaisuuden hallintaa.
Tyypillisesti tietoja siirretään manuaalisesti järjestelmästä toiseen Excel-tiedostojen, sähköpostien tai kopioinnin avulla. Kun tieto muuttuu, muutokset on päivitettävä erikseen jokaiseen paikkaan.
Saplunan toimintamalli
Sapluna muodostaa tiedoille yhtenäisen tietopolun. Tieto kerätään kerran, sitä täydennetään ja käsitellään prosessin eri vaiheissa, minkä jälkeen samaa tietoa voidaan hyödyntää useissa käyttötarkoituksissa.
Toimintamalli soveltuu esimerkiksi ohjelmatietoihin, vapaaehtoisiin, akreditointeihin, näytteilleasettajiin, esiintyjiin, palveluvarauksiin, myyntipaikkoihin ja muihin tietokokonaisuuksiin.
Tietopolku etenee samalla logiikalla:
Tietolähde
Prosessointi
Käyttöpaikat
Esimerkkitoteutus
Saplunalla luodaan ilmoittautumis- tai hakemuslomake.
Saapuneet vastaukset käsitellään yhdestä näkymästä. Hakemukset voidaan hyväksyä, hylätä tai siirtää jonoon. Päätöksistä lähtevät automaattiset ilmoitukset vastaajille.
Lomakkeiden tiedot siirtyvät yhteystietoihin, rooleihin, työpöytiin ja muihin tarvittaviin tietokohteisiin.
Hyväksytyille käyttäjille annetaan pääsy oman tiedon ylläpitoon.
Tietoja täydennetään prosessin aikana, ja johto seuraa valmistumista reaaliaikaisesti.
Valitut tiedot julkaistaan verkkosivuille, raporteille tai muihin käyttökohteisiin yhdellä toimintamallilla.
Tulokset
Haaste
Tietoa ylläpidetään useissa järjestelmissä ja samoja tietoja käsitellään toistuvasti eri vaiheissa.
Miten Sapluna auttoi
Sapluna loi yhtenäisen tietopolun tiedon keruusta sen käsittelyyn, hallintaan ja julkaisemiseen.
Lopputulos
Tieto syötetään kerran ja sitä voidaan hyödyntää hallitusti koko projektin ajan useissa prosesseissa, järjestelmissä ja julkaisuissa.
Lisää tässä kategoriassa
