Tapahtumapaikat
Suurin osa tapahtumista alkaa ideasta, ei tarjouspyynnöstä. Sapluna auttaa tapahtumapaikkaa tunnistamaan tulevia tapahtumia jo ideointivaiheessa tarjoamalla tapahtuman järjestäjille valmiita suunnittelu-, budjetointi- ja toteutusmalleja. Kun järjestäjä saa konkreettista apua jo suunnittelun alkuvaiheessa, tapahtumapaikka saa näkyvyyden tuleviin tapahtumiin aiemmin ja pystyy vaikuttamaan niiden toteutukseen ennen kuin ratkaisut lukitaan.
Tapahtumapaikat
Tapahtumapaikat · tapahtumamyynti
Tulos
Tapahtumapaikka ei odota valmiita tarjouspyyntöjä, vaan tunnistaa mahdolliset tapahtumat jo ideointivaiheessa. Tämä mahdollistaa aikaisemman vuoropuhelun, paremman asiakasymmärryksen ja suuremman vaikutusmahdollisuuden tapahtuman toteutukseen. Samalla yhä useampi tapahtumaidea muuttuu toteutuvaksi tapahtumaksi, mikä kasvattaa tapahtumapaikan myyntiä ja vahvistaa asiakassuhteita.
Haaste
Monet tapahtumapaikat vastaanottavat tapahtumatiedusteluja useista eri kanavista:
Ongelma ei kuitenkaan ole pelkästään tiedustelujen hallinta.
Todellinen haaste on, että suuri määrä potentiaalisia tapahtumia ei koskaan päädy tarjouspyyntövaiheeseen asti.
Tapahtuman järjestäjä etsii tietoa itsenäisesti eri lähteistä ja yrittää arvioida, kannattaako tapahtumaa ylipäätään toteuttaa. Tässä vaiheessa tapahtumapaikka ei yleensä tiedä mitään järjestäjän suunnitelmista.
Tyypillisesti tapahtumapaikan verkkosivuilla kehotetaan:
Tämä toimii hyvin silloin, kun tapahtuman suunnittelu on jo pitkällä.
Moni potentiaalinen järjestäjä ei kuitenkaan vielä tiedä:
Tämän vuoksi monet tapahtumaideat jäävät toteutumatta tai päätyvät muualle ilman, että tapahtumapaikka saa niistä koskaan tietoa.
Vaikka tiedustelu saapuisikin tapahtumapaikalle, tyypillisiä haasteita ovat edelleen:
Tuloksena syntyy menetettyjä liiketoimintamahdollisuuksia, epätasainen asiakaskokemus ja tarpeetonta manuaalista työtä.
Saplunan tapahtumamyynnin polku
Ideointi ja kiinnostuksen herättäminen
Tapahtuman järjestäjä etsii tietoa tapahtuman toteuttamisesta. Tapahtumapaikka voi tarjota esimerkiksi:
Tapahtumapaikka voi markkinoida esimerkiksi:
Kun järjestäjä antaa omat tietonsa materiaalin käyttämiseksi, tapahtumapaikka saa tiedon kiinnostuksesta jo ideointivaiheessa.
Käsittely ja kartoitus
Tapahtumapaikan henkilöstö käsittelee kiinnostuksen ja täydentää tarvittavat tiedot. Tietoa voidaan kerätä esimerkiksi:
Tietoa käsitellään:
Hyväksyntä ja projektin käynnistys
Kun tapahtuma vahvistuu:
Myynnin aikana kerätty tieto siirtyy suoraan tapahtuman toteutukseen.
Esimerkkityönkulku
Tapahtuman järjestäjä etsii tietoa mahdollisen tapahtuman toteuttamisesta.
Hän löytää tapahtumapaikan tarjoaman työkalun, kuten:
Materiaalin käyttämiseksi järjestäjä antaa yhteystietonsa sekä alustavia tietoja suunnittelemastaan tapahtumasta.
Tapahtumapaikka tunnistaa mahdollisen tapahtuman jo ennen varsinaista tarjouspyyntöä.
Tapahtumapaikan henkilöstö käsittelee tiedot ja pyytää tarvittaessa lisätietoja.
Kysymykset voivat liittyä esimerkiksi:
Kaikki viestintä tallentuu samaan kokonaisuuteen.
Järjestäjän tarpeiden perusteella valitaan sopiva projektimalli.
Esimerkiksi:
Projektimalli voi sisältää:
Kun toteutuksesta sovitaan, tapahtuma käynnistetään projektina.
Tietoja ei tarvitse kerätä uudelleen.
Tapahtumapaikka liittää projektiin:
Kaikki resurssit dokumentoituvat osaksi projektia.
Järjestäjä, tapahtumapaikka ja kumppanit viestivät samassa ympäristössä.
Viestit, päätökset, hyväksynnät ja ohjeet tallentuvat projektin yhteyteen.
Koska kaikki myyntivaiheen tieto löytyy jo projektista:
Siirtyminen myynnistä tuotantoon tapahtuu ilman päällekkäistä työtä.
Johto voi seurata:
Analytiikka auttaa kehittämään markkinointia, myyntiä ja tapahtumapaikan palveluja.
Tulokset
Haaste
Suuri osa potentiaalisista tapahtumista ei koskaan päädy tarjouspyyntövaiheeseen. Tapahtuman järjestäjät etsivät tietoa itsenäisesti ja tekevät päätöksiä ilman yhteyttä tapahtumapaikkaan. Samalla osa tapahtumista jää toteutumatta tai päätyy muualle.
Miten Sapluna auttoi
Sapluna auttaa tapahtumapaikkaa tarjoamaan valmiita tapahtumamalleja, budjettipohjia ja suunnittelutyökaluja, joiden avulla järjestäjät voivat arvioida tapahtumaideaansa jo varhaisessa vaiheessa. Kun järjestäjä jättää tietonsa mallien käyttöä varten, tapahtumapaikka tunnistaa kiinnostuksen ennen varsinaista tarjouspyyntöä ja voi aloittaa keskustelun aikaisemmin.
Lopputulos
Tapahtumapaikka ei odota valmiita tarjouspyyntöjä, vaan tunnistaa mahdolliset tapahtumat jo ideointivaiheessa. Tämä mahdollistaa aikaisemman vuoropuhelun, paremman asiakasymmärryksen ja suuremman vaikutusmahdollisuuden tapahtuman toteutukseen. Samalla yhä useampi tapahtumaidea muuttuu toteutuvaksi tapahtumaksi, mikä kasvattaa tapahtumapaikan myyntiä ja vahvistaa asiakassuhteita.
Lisää tässä kategoriassa
