Haaste
Ongelmat ilmenevät usein vasta yksittäisten tapahtumien aikana, jolloin niiden ratkaiseminen aiheuttaa ylimääräistä työtä kaikille osapuolille.
Tapahtumapaikat
Hyvin toimiva tapahtumapaikka rakentuu ennakoitavista toimintamalleista, ei jatkuvasta reagoinnista. Sapluna auttaa tapahtumapaikkaa keräämään, kehittämään ja hyödyntämään yhteisiä toimintamalleja ennen yksittäisiä tapahtumaprojekteja. Kun pelisäännöt ovat valmiina, tapahtumien järjestäminen on sujuvampaa tapahtumajärjestäjille, viranomaisille, alueen toimijoille ja tapahtumapaikan henkilöstölle.
Tapahtumapaikat
Tapahtumapaikat · kehittämispolku
Tulos
Tapahtumajärjestäjät tietävät pelisäännöt jo projektin alkaessa. Sidosryhmät ymmärtävät mitä alueella voidaan toteuttaa ja viranomaiset voivat arvioida toteutuksia hyväksyttyjä toimintamalleja vasten. Jokainen tapahtuma tuottaa tietoa, joka auttaa kehittämään seuraavaa.
Haaste
Monissa tapahtumapaikoissa samat haasteet toistuvat vuodesta toiseen.
Tapahtuman suunnittelun tai toteutuksen aikana alueen asukkaat, yrittäjät, viranomaiset tai muut sidosryhmät voivat nostaa esiin huolenaiheita, jotka johtavat muutoksiin kesken projektin.
Tällöin:
Lisäksi tapahtumapaikat ja viranomaiset käyttävät huomattavan määrän aikaa tapahtumiin liittyvien valitusten käsittelyyn. Valitukset voivat koskea esimerkiksi melua, liikennejärjestelyjä, alueen käyttöä tai tapahtuman vaikutuksia ympäristöön. Usein tarvittava tieto on hajallaan eri järjestelmissä, sähköposteissa ja dokumenteissa. Selvitystyö joudutaan aloittamaan uudelleen jokaisen tapauksen yhteydessä. Tällainen reagoiva toimintamalli kuormittaa kaikkia osapuolia ja hidastaa tapahtumapaikan pitkäjänteistä kehittämistä.
Saplunan Tapahtumapaikan Kehittämispolku
Lähtötieto
Tietoa kerätään:
Käsittely
Saplunan työpöydillä sidosryhmät käsittelevät havaintoja ja sopivat yhteisistä toimintamalleista. Tietoa rikastetaan:
Käyttö
Hyväksytyt toimintamallit tallennetaan projektimalleiksi. Kun uusi tapahtumaprojekti käynnistyy:
Näin tapahtumapaikan oppiminen siirtyy suoraan seuraaviin tapahtumiin.
Esimerkkityönkulku
Esimerkiksi:
Mukana voivat olla:
Esimerkiksi:
Projektimallit sisältävät muun muassa:
Hyväksytyt toimintamallit tallennetaan projektimalleiksi tulevaa käyttöä varten.
Järjestäjä näkee heti:
Viestit, päätökset, ohjeet ja keskustelut tallentuvat projektin yhteyteen.
Tarkasteltavissa ovat esimerkiksi:
Analytiikan avulla tunnistetaan:
Tulokset
Haaste
Ongelmat ilmenevät usein vasta yksittäisten tapahtumien aikana, jolloin niiden ratkaiseminen aiheuttaa ylimääräistä työtä kaikille osapuolille.
Miten Sapluna auttoi
Sapluna yhdistää kehitysryhmät, projektimallit, dokumentit, viestinnän, analytiikan ja tapahtumalokin yhdeksi toimintaympäristöksi.
Lopputulos
Tapahtumajärjestäjät tietävät pelisäännöt jo projektin alkaessa. Sidosryhmät ymmärtävät mitä alueella voidaan toteuttaa ja viranomaiset voivat arvioida toteutuksia hyväksyttyjä toimintamalleja vasten. Jokainen tapahtuma tuottaa tietoa, joka auttaa kehittämään seuraavaa.
Lisää tässä kategoriassa
