Tapahtumapaikat
Tapahtumapaikan menestys ei perustu yksittäisiin työntekijöihin vaan yhteiseen toimintamalliin. Sapluna auttaa organisaatioita rakentamaan yhtenäisen toimintamallin kaikkiin tapahtumapaikkoihinsa. Kun palveluprosessit, vastuut, tiedonhallinta ja asiakaskokemus perustuvat yhteiseen malliin, tapahtumajärjestäjä saa saman palvelukokemuksen riippumatta siitä, missä tapahtumapaikassa tapahtuma järjestetään tai kuka toimii yhteyshenkilönä. Samalla organisaation osaaminen muuttuu yksittäisten henkilöiden tiedosta yhteiseksi toimintamalliksi.
Tapahtumapaikat
Tapahtumapaikat · yhteinen toimintamalli
Tulos
Organisaatio saa käyttöönsä yhtenäisen toimintamallin, joka voidaan ottaa käyttöön kaikissa tapahtumapaikoissa. Tieto siirtyy yksittäisiltä henkilöiltä yhteiseen käyttöön, palvelun laatu paranee ja asiakkaat saavat johdonmukaisen palvelukokemuksen riippumatta siitä, missä tapahtumapaikassa tapahtuma järjestetään tai kuka toimii yhteyshenkilönä.
Haaste
Vaikka organisaatiolla olisi käytössään yhteiset työkalut, järjestelmät ja ohjeistukset, työntekijöiden toimintatavat ovat usein muotoutuneet yksilöllisiksi.
Tuloksena toiminnasta tulee henkilöriippuvaista. Kun tieto, käytännöt ja osaaminen ovat ihmisten eivätkä toimintamallin hallussa, avainhenkilöt kuormittuvat, reagointi lisääntyy ja palvelun laatu kärsii työmäärän kasvaessa.
Saplunan tapahtumapaikan palvelupolku
Lähde
Tapahtumaprosessi käynnistyy Saplunan organisaatiotasolla, jossa hallitaan tapahtumapaikkojen yhteisiä toimintamalleja, projektimalleja, resursseja ja palveluita. Projekti voidaan käynnistää:
Uuden projektin perustamisen yhteydessä voidaan valita organisaation projektikirjastosta sopiva projektimalli. Malli sisältää valmiiksi määritellyt työvaiheet, tehtävät, dokumentit, roolit, viestintärakenteet ja toimintatavat. Verkkolomakkeiden, verkkokaupan tai rajapintojen kautta kerätty tieto tallentuu suoraan projektin tietoihin, jolloin samaa tietoa voidaan hyödyntää koko tapahtuman elinkaaren ajan.
Käsittely
Tapahtuman valmistelu etenee yhteisen toimintamallin mukaisesti. Sopimukset, hyväksynnät, varaukset ja muut prosessit voidaan toteuttaa organisaation nykyisillä järjestelmillä. Tiedot, dokumentit ja päätökset yhdistetään osaksi tapahtuman kokonaisuutta joko rajapintojen avulla tai manuaalisesti toimintamallista riippuen.
Hyödyntäminen
Tapahtumapaikan henkilöstö, järjestäjä, kumppanit ja muut toimijat hyödyntävät samaa tietoa tapahtuman valmistelussa, toteutuksessa ja jälkituotannossa. Samalla tapahtuman aikana syntynyt tieto jää talteen tulevia tapahtumia, raportointia ja toiminnan kehittämistä varten.
Esimerkkityönkulku
Järjestäjälle annetaan ohjeistus tapahtumapaikan käytännöistä, palveluista ja etenemismallista. Tapahtuman perustiedot voidaan kerätä verkkolomakkeella, jolloin annetut tiedot tallentuvat suoraan projektin tietoihin.
Tapahtuman tiedot, aikataulut, yhteyshenkilöt, tilatarpeet ja palvelutoiveet kootaan yhteen paikkaan. Saplunan dynaamisen tiedonhallinnan ansiosta samaa tietoa voidaan hyödyntää myöhemmin dokumenteissa, raporteissa, viestinnässä ja julkaisuissa ilman päällekkäistä työtä.
Sopimukset voidaan laatia organisaation käyttämissä järjestelmissä. Sopimusdokumentit, hyväksynnät ja muut tapahtumaan liittyvät asiakirjat tuodaan osaksi projektia joko automaattisesti rajapintojen avulla tai tallennetaan manuaalisesti tapahtuman dokumentaatioksi.
Tilat, resurssit ja vastuuhenkilöt vahvistetaan yhteisen toimintamallin mukaisesti.
Järjestäjälle voidaan antaa vierailijaoikeus, jolloin hän näkee kirjautuessaan omat tehtävänsä, dokumentit, viestiryhmänsä ja tapahtumaa koskevat tiedot. Tarvittaessa käyttöoikeuksia voidaan laajentaa suunnittelu- tai muokkausoikeuksiksi.
Tilat, henkilöstö, kalusto, kumppanit ja lisäpalvelut liitetään osaksi tapahtuman toteutusta. Järjestäjä voi varata tapahtumapaikan omia palveluja tai tapahtumapaikan hyväksymien kumppaneiden palveluja suoraan Sapluna Shop -verkkokaupan kautta.
Projektiin liittyvä viestintä, kommentit, päätökset ja ohjeet tallentuvat osaksi tapahtuman tietoja. Tieto ei jää sähköposteihin tai yksittäisten henkilöiden haltuun.
Tapahtuman tiedoista voidaan muodostaa keikkainfoja, yhteenvetoja, aikatauluja ja muita toteutusdokumentteja ilman erillistä tiedon kokoamista.
Sapluna seuraa tehtävien valmistumista, näyttää projektin valmiusasteen ja muistuttaa myöhässä olevista tehtävistä. Mahdolliset poikkeamat dokumentoituvat osaksi projektia.
AiLi-avustaja vastaa kysymyksiin, ohjaa prosessissa sekä auttaa suunnitelmien, dokumenttien ja muiden projektituotosten valmistelussa.
Järjestäjältä voidaan pyytää kuittaukset esimerkiksi turvallisuusohjeiden, tapahtumaohjeiden tai muiden kriittisten dokumenttien lukemisesta. Kuittaukset tallentuvat osaksi projektin dokumentaatiota.
Järjestäjän syöttämät julkiset tapahtumatiedot voidaan julkaista automaattisesti tapahtumapaikan verkkosivuilla.
Tapahtumapaikan henkilöstö ja järjestäjä käyttävät Saplunaa myös tapahtuman aikana. Vakioitujen työvaiheiden kuittaukset, kuten järjestäjän vastaanottaminen, turvallisuusperehdytys, tilakierros, ovien avaus ja muut kriittiset tehtävät voidaan dokumentoida reaaliaikaisesti.
Samalla havaintoja, poikkeamia ja muutoksia kirjataan osaksi projektia.
Palautekyselyt voidaan toteuttaa Saplunassa sekä tapahtumajärjestäjälle että tapahtumapaikan henkilöstölle. Palautteet, raportointi, laskutuksen tiedot, dokumentaatio ja kehityshavainnot tallennetaan osaksi projektia.
Projektin aikana syntynyt tieto dokumentoituu samalla myös organisaatiotasolle, kuten asiakashistoriaan, tapahtumahistoriaan ja raportointiin.
Määritellyt tiedot voidaan siirtää automatisoidusti organisaation muihin järjestelmiin, kuten CRM-, ERP-, taloushallinto- tai raportointijärjestelmiin organisaation määrittelemien sääntöjen mukaisesti.
Tapahtuman aikana syntynyt tieto, viestintä, dokumentaatio, analytiikka, kuittaukset ja opit muuttuvat yhteiseksi tietopääomaksi, jota voidaan hyödyntää kaikissa organisaation tapahtumapaikoissa.
Tulokset
Haaste
Tapahtumapaikkojen toimintatavat olivat muodostuneet yksittäisten henkilöiden ympärille. Vaikka käytössä oli yhteisiä työkaluja ja järjestelmiä, niitä käytettiin eri tavoin eri puolilla organisaatiota. Asiakaskokemus vaihteli yhteyshenkilöstä toiseen ja tieto oli hajallaan sekä järjestelmissä että yksittäisten työntekijöiden hallussa.
Miten Sapluna auttoi
Sapluna kokoaa tapahtumapaikan palveluprosessin yhdeksi toimintamalliksi, jossa asiakaspalvelu, sopimukset, resurssit, dokumentit, viestintä, yhteistyö ja tapahtuman toteutus etenevät yhteisen palvelupolun mukaisesti.
Lopputulos
Organisaatio saa käyttöönsä yhtenäisen toimintamallin, joka voidaan ottaa käyttöön kaikissa tapahtumapaikoissa. Tieto siirtyy yksittäisiltä henkilöiltä yhteiseen käyttöön, palvelun laatu paranee ja asiakkaat saavat johdonmukaisen palvelukokemuksen riippumatta siitä, missä tapahtumapaikassa tapahtuma järjestetään tai kuka toimii yhteyshenkilönä.
Lisää tässä kategoriassa
